Facility Management: AutoCAD Architecture & Jira/Insight
Der parallele Einsatz beider Systeme führt zu inkonsistenten Daten und dadurch zu einer falschen Inventarisierung. Erst eine technische Integration und Zusammenführung schafft die notwendige Datenqualität, Genauigkeit und Transparenz, die sie für die operative Aufgabe im Facility Management benötigen.
Automatisierung der Datenintegration
Mit der Digitalisierung und Automatisierung einzelner Prozessketten haben Sie großen Einfluss auf die Effizienz und Produktivität der täglichen Arbeit. Ein Kunde hat uns deshalb beauftragt, seine verschiedenen Software Anwendungen für das Asset- und Facility Management zu integrieren. Das Ziel ist eine zentrale Datenhaltung mit der notwendigen Datenqualität, die einen schnellen Überblick und einen präzisen Einblick über Gebäude und Inventar bietet - und das mit dem Klick auf einen Button.
Software für das Facility- und Asset-Management: AutoCAD und Jira Insight
Wie bei vielen Unternehmen sind auch bei unserem Kunden parallel verschiedene Software Anwendungen im Einsatz, die für ihren speziellen Anwendungsfall eingeführt wurden. Unser Kunde verwendet für sein Facility Management die Tools AutoCAD Architecture und das Jira Plug-in Insight Asset Management.
AutoCAD ist ein etabliertes CAD Tool, welches mit seinen hochwertigen und präzisen Zeichnungen das CAFM unterstützt. Die Gebäude können hier detailliert modelliert werden samt Ausstattung von Anschlussdosen bis hin zum Drucker mit IP- Adresse. Während das Jira/Insight Asset Management beliebt dafür ist, dass Objekte mit Vorgängen verknüpft werden können. Benötigt ein Arbeitsplatz z.B. einen neuen Bildschirm kann dieser über ein Jira Service Ticket anfragt werden und anschließen im Plug-in Insight im Inventar aktualisiert werden.
Die Datenintegrität leidet durch die redundante Datenhaltung
So baut sich historisch ein Mix an Anwendungen auf, bei denen Überschneidungen nicht ausbleiben. In der Praxis führt das zu einer redundanten Datenhaltung, die spätestens dann ein Problem wird, wenn die Daten in den unterschiedlichen Systemen nicht konsistent sind oder Mitarbeitern nicht auf alle benötigten Daten zugreifen können. Vor diesem Hintergrund ist klar, warum unser Kunde eine Synchronisation der Daten aus den zwei Software Anwendungen, AutoCAD und Jira Insight, anstrebt.
Das Festlegen einer Single Source of Truth löst noch nicht alle Herausforderungen
Als Single Source of Truth möchte unser Kunde die Daten aus Jira Insight festlegen. Das bedeutet, dass die Synchronisation nur in eine Richtung erfolgt, nämlich von Jira Insight nach AutoCAD. Ein AutoCAD Plug-In liest die Daten von Jira/Insight mitttels deren REST-API aus und aktualisiert anschließend die Daten in der AutoCAD Datenbank.
Verlustfreie Integration, aber wie?
Mit Hilfe einer Validierung können zudem Inkonsistenzen festgestellt werden. Ist z.B. die Objektbezeichnung in beiden Anwendungen nicht eindeutig oder stimmt die Schreibweise nicht überein wird ein Fehler gemeldet. So wird Stück für Stück eine Datenbereinigung durchgeführt. Anschließend können die Daten verlustfrei von einem System in das andere importiert werden.
Anwenderfreundlich und übersichtlich
Die Datensynchronisation wird in AutoCAD durch einen Klick auf einen Button angestoßen. Ein Fenster öffnet sich, welches sämtliche Differenzen beider Systeme anzeigt. Dem Mitarbeiter bietet sich darüber die Möglichkeit, schnell einen Überblick zu bekommen, welche Daten im jeweiligen System neu dazugekommen sind und ob er diese synchronisieren möchte. Ein erneuter Typkonflikt kann sofort bereinigt werden.
Innerhalb weniger Sekunden werden mehrere 100.000 Objektdaten überprüft und ggf. synchronisiert. Das macht das Arbeiten spürbar effizienter.
